GDPR

     OPLYSNINGER OM PERSONDATA/PRIVATLIVSPOLITIK TIL KUNDER



Den dataansvarlige:
Tegnestuen Martin Mandrup
CVR 40 39 66 40
Rysagervej 8
4690 Haslev
Danmark


1 Indhold


  1. Baggrund for databehandleraftalen
  2. Den dataansvarliges forpligtelser og rettighede
  3. Databehandleren handler efter instruks
  4. Fortrolighed
  5. Behandlingssikkerhed 
  6. Anvendelse af underdatabehandlere
  7. Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer
  8. Bistand til den dataansvarlige
  9. Underretning om brud på persondatasikkerheden
  10. Sletning og tilbagelevering af oplysninger
  11. Tilsyn og revision
  12. Parternes aftaler om andre forhold
  13. Ikrafttræden og ophør
  14. Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandlere
  15. Bilag A Oplysninger om behandlingen
  16. Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandler
  17. Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger



2 Baggrund for databehandleraftalen


  1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataan-svarlige.
  2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Euro-pa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforord-ningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.
  3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”, ved betaling af faktura, accepterer du denne privatlivspoli-tik.
  4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale. Nyeste version vil altid være tilgængelig på martinmandrup.dk
  5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestem-melser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.
  6. Databehandlerens behandling af kundeanmeldelser på Google, kan sker med henblik på offentliggørelse på firmas hjemmeside (martinmandrup.dk) samt trykte annoncer. Ved udfyldelse af kundeanmeldelser på Google, accepterer du denne privatlivspoli-tik. Såfremt kunde ikke ønskes anmeldelse brugt af firmaet, skal dataansvarlig kon-takt.
  7. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databe-handleraftalen.
  8. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, katego-rierne af registrerede og varighed af behandlingen.
  9. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at da-tabehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.
  10. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behand-ling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
  11. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.
  12. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.
  13. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databe-handleren.




3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder


  1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som ud-gangs-punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor ram-merne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
  2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe be-slutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behand-ling.
  3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den be-handling, som databehandleren instrueres i at foretage.




4 Databehandleren handler efter instruks


  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlems-staternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigti-ge samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
  2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller data-beskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.




5 Fortrolighed


  1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har ad-gang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgan-gen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.
  2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til per-sonoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den da-taansvarlige.
  3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personop-lysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
  4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de re-levante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.




6 Behandlingssikkerhed


  1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til data-beskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyn-tagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sik-kerhedsniveau, der passer til disse risici.
  2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovur-dering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foran-staltninger:

a.Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro-busthed af behandlingssystemer og – tjenester
c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personop-lysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effekti-viteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behand-lingssikkerhed


3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yder-ligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.




7 Anvendelse af underdatabehandlere


  1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelses-forordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).
  2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underda-tabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
  3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den da-taansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstat-ning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gø-re indsigelse mod sådanne ændringer.
  4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.
  5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.
  6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandle-ren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne data-behandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og or-ganisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder krave-ne i databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabe-handleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne da-tabehandleraftale med tilhørende bilag.
  7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
  8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvar-lige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gæl-dende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere un-derdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.
  9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, for-bliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.





8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer


  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregi-velse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internatio-nale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemssta-ternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter data-behandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmin-dre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige sam-fundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
  2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;
    a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation,
    b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,
    c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.
  3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages over-førsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.




9 Bistand til den dataansvarlige


  1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt mu-ligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foran-staltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare an-modninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyt-telsesforordningens kapitel 3. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i for-bindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
    a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
    b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registre-rede
    c. den registreredes indsigtsret
    d. retten til berigtigelse
    e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
    f. retten til begrænsning af behandling
    g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personop-lysninger eller begrænsning af behandling
    h. retten til dataportabilitet
    i. retten til indsigelse
    j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgø-relser, herunder profilering.
  2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den data-ansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgænge-lige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.
    Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre over-holdelsen af:
    a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foran-staltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er for-bundet med behandlingen
    b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndig-heden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.
    c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil inde-bære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
    d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyt-telse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysi-ske personers rettigheder og frihedsrettigheder
    e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behand-lingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataan-svarlige for at begrænse risikoen
  3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hoved-aftale” eller af denne aftales bilag D.




10 Underretning om brud på persondatasikkerheden


  1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at væ-re blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databe-handleren eller en eventuel underdatabehandler.
    Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 72 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsyns-myndigheden indenfor 72 timer.
  2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - un-der hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til til-synsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstå-ende oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:
    a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
    b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
    c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.




11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger


  1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, ef-ter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. (data bliver slettet ef-ter 6. år)




12 Tilsyn og revision


  1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databe-handlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne afta-le, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisio-ner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revi-sor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
  2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.
  3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangs-punkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne af-tales Bilag C.
  4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens facilite-ter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databe-handlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.




13 Parternes aftaler om andre forhold


  1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af da-tabehandleraftalen vil fremgår af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Bilag D.
  2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”ho-vedaftale” eller af denne aftales Bilag D.




14 Ikrafttræden og ophør


  1. Denne aftale træder i kraft ved kundes betaling af faktura, link til GDPR findes på faktura.
  2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhen-sigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.
  3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i forbindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.
  4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsi-gelsesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.
  5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til be-handlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.




15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og data-behandleren


  1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:
  2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersonen/kontaktpunktet.



Navn: Martin Mandrup

Stilling: Indehaver

Tlf.: 5631 2062

Email: mm@martinmandrup.dk



Bilag A Oplysninger om behandlingen


Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:
Kontakt informationer på kunde til brug ifølge regnskabsloven


Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:
• Virksomheds eller person navn.
• Adresse
• Telefonnummer
• www
• Email
• CVR


Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:
• Virksomheder eller personer som er eller har været kunder hos Tegnestuen Martin Mandrup


Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varig-hed:
• ”Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne”.




Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabe-handlere og liste over godkendte underdatabehandlere


B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere
”Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databe-handlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådan-ne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 1 uge før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til data-behandleren inden 1 uge efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.”


B.2 Godkendte underdatabehandlere
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

TEGNESTUEN MARTIN MANDRUP

  Rysagervej 8

  4690 Haslev

mm@martinmandrup.dk

Mobil 5631 2062

FØLG OS

MEDLEM AF

CREATED BY GYLDEN MEDIA